Kodeks etyczny Nowego Stylu Kodeks etyczny Nowego Stylu Mienie firmy Ochrona marki Ochrona danych i informacji poufnych Relacje z klientami Relacje z dostawcami Przeciwdziałanie korupcji Każdy pracownik Nowego Stylu jest odpowiedzialny za dobro i rozwój firmy. W związku z tym obowiązkiem każdego pracow- nika jest ochrona mienia firmy przed stratą, kradzieżą, szkodą, marnotrawieniem czy niewłaściwym użyciem. Pracownicy Nowego Stylu są zobowiązani do wykorzystywania mienia firmy do właściwych celów związanych z działalnością firmy. Okazjonalne korzystanie z mienia firmy dla celów pry- watnych może być dopuszczalne za zgodą przełożonego, ale musi być zgodne z prawem i nie może kolidować z obowiązkami służbowymi. Pracownikom Nowego Stylu nie wolno: — nadużywać majątku firmy (m.in . telefonów, samochodów służbowych, faksów, kopiarek, maszyn, urządzeń, innych produktów), — nadużywać internetu i poczty elektronicznej do celów prywatnych, — wykonywać w czasie pracy prywatnych zobowiązań i czynno- ści, poza wyjątkowymi i uzasadnionymi wyższą koniecznością przypadkami, zgłoszonymi bezpośrednim przełożonym, — wykorzystywać funduszy reprezentacyjnych w celach pozasłużbowych. W przypadkach, gdzie prawo na to zezwala i złożone zostały stosowne oświadczenia, firma może monitorować i analizować korzystanie przez pracowników z należących do nich urządzeń. Jeżeli pracownik był świadkiem zdarzenia lub podejrzewa, że doszło do kradzieży, oszustwa lub innego niewłaściwego lub naruszającego prawo korzystania z mienia firmy, ma obowią- zek poinformować o tym fakcie swojego przełożonego lub Rzecznika ds. etyki. Każdy pracownik zobowiązany jest do ochrony wartości nie- materialnych takich jak marka, reputacja i informacje poufne Nowego Stylu. Na wizerunek i reputację Nowego Stylu wpływmają wypowiedzi i zachowania jej pracowników. Każdy przypadek korzysta- nia z medium społecznościowego (w szczególności LinkedIn i Twitter) przez pracownika Nowego Stylu, nawet w celach prywatnych, może być skojarzony z firmą oraz wpłynąć nega- tywnie na jej wizerunek i reputację. W związku z tym, wszyscy pracownicy, którzy korzystają z mediów społecznościowych muszą używać ich odpowiedzialnie. Jedynie osoby uprawnione mogą wypowiadać się w mediach w imieniu Nowego Stylu. Każde nieautoryzowane użycie logo- typów lub wszelkie wątpliwości w tym zakresie muszą zostać zgłoszone pocztą elektroniczną na adres
[email protected]. Nowy Styl przywiązuje dużą wagę do ochrony danych osobo- wych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym zasad dotyczących gromadzenia, wykorzystywania, przekazywania i ujawniania danych osobowych. Pracownicy Nowego Stylu zobowiązani są do podjęcia wszel- kich koniecznych działań na rzecz ochrony informacji i danych, z którymi mają do czynienia w trakcie pełnionych przez siebie obowiązków służbowych. Pracownicy zobowiązani są do prze- strzegania przepisów prawa oraz obowiązujących w Nowym Stylu procedur w zakresie ochrony danych osobowych, w tymdo zachowywania wymogów technicznych i organizacyjnych chro- niących przed nieuprawnionymujawnieniemdanych osobowych. Każdy pracownik jest zobowiązany zachować tajemnicę doty- czącą wszelkich aspektów produkcji, działalności handlowej, marketingowej, wyników osiąganych przez firmę oraz zapewnić bezpieczeństwo informacji w trakcie współpracy z partnerami biznesowymi firmy. Przedmiotem szczególnej troski są informacje chronione prze- pisami prawa oraz stosownymi klauzulami umów zawartych z partnerami biznesowymi firmy, a także wydane na ich pod- stawie wewnętrzne dokumenty organizacyjne firmy. Pracownikom Nowego Stylu w żadnym wypadku nie wolno ujawniać danych jakiejkolwiek nieupoważnionej osobie, której zakres obowiązków służbowych nie uzasadnia konieczności posiadania tych danych. Przełożony nie może wydawać swym podwładnym poleceń, których skutkiem mogłoby być naruszenie bezpieczeństwa informacyjnego firmy, jej pracowników lub firm i osób z nią współpracujących. Nowy Styl zdobywa klientów opierając swoje działania na zaletach oferty handlowej, dbając o prawdziwość informacji o produktach i przestrzegając zasad rzetelnego marketingu i reklamy. Nowy Styl udziela klientom pełnych informacji o produktach, usługach i działalności firmy, za wyjątkiem informacji stano- wiących tajemnice techniczne, technologiczne, handlowe lub organizacyjne firmy, których ujawnienie mogłoby narazić firmę na szkody. Pracownicy Nowego Stylu są zobowiązani wypełniać swoje obowiązki posługując się zgodnymi z prawdą i dokładnymi komunikatami. Żaden z pracowników firmy nie może w żadnym wypadku wygłaszać nieprawdziwych, niesprawdzonych lub wprowadzających w błąd oświadczeń o jakości lub dostępności produktów Nowego Stylu jak i jej konkurentów. Nowy Styl dotrzymuje wszelkich zobowiązań wobec klientów, nie nadużywa ich zaufania, nie wykorzystuje ich ewentualnej niewiedzy i braku doświadczenia. Nowy Styl realizuje zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami i warunkami umów dwustronnych. Nowy Styl rzetelnie informuje klientów o ewentualnych dodat- kowych kosztach, utrudnieniach i opóźnieniach w realizacji zaplanowanych dostaw. Kodeks etyczny określa ogólne zasady etyczne dotyczące relacji z dostawcami Nowego Stylu. Szczegółowe zasady współpracy określa ją osobne dokumenty Kodeks dostawcówNowego Stylu oraz Ogólne warunki współpracy . Stosunki między pracownikami Nowego Stylu a dostawcami opierają się na wzajemnym zaufaniu i dążeniu do zapewnienia długotrwałej, pozytywnej współpracy. Nowy Styl wybiera partnerówbiznesowychwoparciu o dokładną analizę faktów, takich jak: jakość, bezpieczeństwo, standardy etyczne, możliwości techniczne, doświadczenie, rzetelność, koszt, harmonogram i dyspozycyjność. Wszelkie kontakty z dostawcami powinny odbywać się w ramach ogólnie przyjętych norm, w celu utrzymania właściwych relacji biznesowych. Ewentualne kontakty towarzyskie pracownika z dostawcą nie mogą wpływać na warunki współpracy. Pracownik nie może bez zgody firmy być równocześnie pracow- nikiem lub świadczyć usług na rzecz firmy będącej dostawcą Nowego Stylu. Nowy Styl w ramach prowadzonej działalności zobowiązuje się do zwalczania wszelkich form korupcji. Jakość produktów i usług jest jedynym kryterium współpracy z klientami i dostawcami. Nowy Styl nie akceptuje żadnych działań naruszających bezstronne podejmowanie decyzji biznesowych. Pracownicy Nowego Stylu nie mogą przyjmować korzyści materialnych wynikających z pełnionych funkcji lub realizowanych zadań. Nowy Styl uznaje, że przyjmowanie prezentów lub innych świad- czeń przez pracownikówmoże powodować sytuacje postrzegane jako próba skłaniania do ofiarowania w zamian pewnych korzyści dla darczyńcy. Za korzyść materialną uznaje się: — gratyfikacje finansowe, — nieodpłatne wykonanie usługi lub wykonanie jej po zaniżonej, nierynkowej cenie, — upominek rzeczowy o większej wartości, w szczególności jeśli jego przyjęcie wiąże się po stronie pracownika z powstaniem obowiązku podatkowego. Upominek można przyjąć, jeśli: — ma znikomą wartość materialną, — nie ma wpływu na realizowane zadania i decyzje, — nie obliguje do wzajemności, — jest to upominek reklamowy, firmowy, wręczony oficjalnie, publicznie w trakcie uroczystości. Pracownikom zabrania się oferowania korzyści materialnych partnerom biznesowym firmy. Pracownik dla podtrzymania dobrych kontaktów handlowych z klientem czy partnerem może wręczyć upominek firmowy o wartości materialnej do 200 złotych brutto* (nie będący zde- finiowaną wyżej korzyścią materialną). Wręczanie skromnych prezentów lub przejawy gościnności, będące rozsądną formą docenienia kontaktów biznesowych, są ogólnie dozwolone. Upominki powinny być przekazywane w taki sposób, by klient wiedział, że otrzymuje upominek od firmy, a nie od konkretnego pracownika. * Wartość prezentu w zależności od prawa krajowego podmiotów powiązanych. 12 13 Spis treści