Biuro Nowego Stylu w Krakowie - Case Study

22 Kilka tygodni przed przeprowadzką do nowego biura zaprosiliśmy grupę ambasadorów projektu do wynajętej przestrzeni. Mogli jako pierwsi zobaczyć na żywo nowe miejsce pracy oraz pokazać zdjęcia i zrelacjonować kolegom ze swoich działów wrażenia po tej wizycie. Grupa ambasadorów zmiany „Ambasador to Twoja Koleżanka lub Kolega z Działu, którego możesz zawsze zapytać o nowe biuro przy Jasnogórskiej 9, dowiedzieć się dokładnie co się dzieje w projekcie, podzielić się z nim swoimi sugestiami i być pewnym, że przekaże je Grupie Projektowej. Poznaj swojego Ambasadora i nie wahaj się pytać go o szczegóły dotyczące naszego nowego biura!” Fragment komunikacji dotyczącej wyłonienia grupy ambasadorów W projekcie zmiany biura warto uzbroić się w cierpliwość. Jest to ogromna zmiana w życiu organizacji i wiąże się często z obawa- mi przed utratą poczucia bezpieczeństwa, a nawet sprzeciwem. Należy dać czas pracownikom na oswojenie się ze zmianą, uczci- wie informować o celu zmiany i pokazywać korzyści z niej pły- nące. Ważna jest również otwartość na dialog z pracownikami. Oczywiście niemożliwe jest indywidualne wysłuchanie każdego pracownika, dlatego właśnie powołaliśmy zespół ambasadorów, czyli przedstawicieli pracowników każdego działu bądź zespołu, którzy byli łącznikiem pomiędzy grupą projektową a szeregowymi pracownikami. Ambasador to niepisany lider zespołu, który dyspo- nował szerszą wiedzą o projekcie zmiany biura i mógł na bieżąco odpowiadać na pytania i wątpliwości swoich kolegów. Z drugiej strony, zbierał pojawiające się pytania czy problemy i poddawał je pod dyskusję w gronie grupy projektowej oraz pozostałych am- basadorów z innych działów. Dzięki temu komunikacja w projekcie odbywała się w obu kierunkach i nie polegała jedynie na prze- kazywaniu informacji „z góry”. Owa „góra” mogła też usłyszeć o wątpliwościach zgłaszanych przez różnych pracowników. Było to bardzo cenne doświadczenie, pokazujące jak różnie ludzie od- bierają pewne kwestie. Pomogło również gasić małe pożary, nie doprowadzając do spalenia całego projektu.