Das Büro von Nowy Styl in Krakau

21 Interne Informationskampagne Der erste Schritt war der Einsatz eines internen Kommunikati- onsteams als Teil der Projektgruppe. Dessen Aufgabe war es, die Mitarbeiter der Krakauer Niederlassungen über den Veränderungs- prozess auf dem Laufenden zu halten. Die gesamte Kommunikation erfolgte über das Intranet, auf unserem Unternehmensportal für Mitarbeiter. Es wurde ein neu- er Bereich mit der Bezeichnung „Neues Büro Krakau“ eingerich- tet, in dem wir laufend über den Stand des Projekts informierten. Wichtige Informationen wurden auch direkt an die Postfächer der in Krakau tätigen Mitarbeiter geschickt. Unser Ziel war es, die kontinuierliche Kommunikation mit den Mitarbeitern aufrechtzu- erhalten und gleichzeitig vom täglichen Versand von E-Mails und übermäßiger Korrespondenz Abstand zu nehmen. Wir beschlossen, die Leute mit einem im Intranet veröffentlichten virtuellen 360°-Rundgang durch einen Teil der Bürogestaltung in die bis dahin noch geheime Planung einzuweihen. Die allgemeine Kommunikation wurde für einen Zeitraum von fünf Monaten, von Mai bis September, durchgeführt, d.h. von der Unterzeichnung des Mietvertrags bis zu den ersten Arbeitswo- chen in den neuen Räumlichkeiten. Während dieser Zeit haben wir etwa 20 Beiträge veröffentlicht (siehe: Kommunikationspro- zess zum Umzug). Das Projektteam bereitete auch einen Leitfaden für die Mitar- beiter des Büros und für Besucher von anderen Standorten vor. Er enthielt wichtige Fakten über das Gebäude, den Standort, die Umgebung, Pendelmöglichkeiten sowie Verpflegungs- und Ser- viceeinrichtungen in der Umgebung. Der Leitfaden wurde den Mitarbeitern vor dem Umzug zugeschickt, damit sie sich mit dem Gebäude und der Umgebung vertraut machen konnten, noch be- vor sie physisch anwesend waren.