WIE-WAS-WELCHE – Gestalten Sie Ihr Büro in drei Schritten

WIE-WAS-WELCHEGestalten Sie Ihr Büro in drei Schritten

Erfahren Sie in diesem Artikel, welche grundlegenden Zusammenhänge zwischen der Art Ihrer Arbeit und der Gestaltung Ihres Büros bestehen. Es gibt drei zentrale Fragen, die beantwortet werden sollten, bevor wir ein Büro planen, das gut auf die Bedürfnisse eines bestimmten Unternehmens und seiner Mitarbeiter abgestimmt ist.

Um die Unterschiede zwischen Arbeitsweisen, Tätigkeiten und Bürogestaltungsformen zu veranschaulichen, sollten Fragen zu jeder der Kategorien formuliert werden.

Schritt 1: WIE sieht die Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen aus?

Wie sehen die Arbeitsregelungen in der Organisation aus? – Gestattet der Arbeitgeber das Arbeiten von zuhause oder Mischformen oder hat das Unternehmen spezielle Regelungen für die Arbeit von zuhause aufgestellt usw.?
Welche täglichen Aufgaben übernehmen die Mitarbeiter? Können diese Aufgaben auch außerhalb des Büros bewältigt werden, ohne die Qualität der Arbeitsergebnisse zu beeinträchtigen? Oder ist ein Büro doch besser geeignet?
Setzen die Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit spezielle Werkzeuge oder Ausstattung ein (z. B. einen Desktop-Computer)?

Die Antworten auf diese Fragen helfen Ihnen bei der Entscheidung, welche Arbeitsweise für die Mitarbeiter am besten ist.

Arbeitsweise

Stationär
Für Menschen, die nicht einfach überall (z. B. von zuhause) arbeiten können, weil die Art ihrer Arbeit es nicht zulässt, sie spezielle Ausstattung verwenden oder eine Vielzahl von Dokumenten bearbeiten müssen. Dies betrifft auch Organisationen, die sich entschlossen haben, in dieser Form zu arbeiten.

Hybrid
Für Menschen, die einige ihrer Aufgaben überall – z. B. von zuhause – erledigen können und dabei genauso effektiv sind wie im Büro.

Fernarbeit
Für Menschen, die vollständig außerhalb des Büros arbeiten können – in der Regel sind sie Freiberufler.

Schritt 2: WAS ist die Haupttätigkeit im Büroraum?

Welche Art von Tätigkeiten üben die Mitarbeiter aus?
Handelt es sich hauptsächlich um Gruppenarbeit oder Einzelarbeit?
Welche Tätigkeit ist vorherrschend?
Warum kommen die Mitarbeiter ins Büro?
Welche Tätigkeiten sollen durch die Büroräume unterstützt werden?

Diese Fragen – und die Antworten darauf – sollten von den Entscheidungsträgern im Unternehmen berücksichtigt werden. So treffen sie fundierte Entscheidungen über Art und Ausrichtung von Bürobereichen, um später eine funktionale Gestaltung erreichen zu können.

4 Bereiche

Jede Bürofläche sollte 4 Bereiche umfassen: Administration, konzentriertes Arbeiten, Kommunikation und Regeneration. Die Anteile unterscheiden sich je nach der Art der Bürotätigkeiten.

Die von den Mitarbeitern durchgeführten Tätigkeiten können in folgende Kategorien unterteilt werden:

Routinetätigkeiten – Sie sind in Unternehmen vorherrschend, in denen die hauptsächlichen Aufgaben, die den Mitarbeitern zugewiesen werden, administrativer Art sind, etwa das Schreiben von E-Mails, das Ausfüllen von Dokumenten, das Arbeiten mithilfe der Unternehmenssoftware oder die Datenverarbeitung. Dies ist auch der Hauptbereich in Organisationen, in denen die Mitarbeiter überwiegend individuell arbeiten und nicht viele Möglichkeiten (und Raum) für Kommunikation benötigen.
Konzeptionelles und kreatives Arbeiten – Diese Tätigkeiten werden in Unternehmen beobachtet, die sich auf den Aufbau von Beziehungen und den Austausch von Gedanken oder Informationen konzentrieren. In diesen Organisationen ist Kommunikation besonders wichtig.
Mischtätigkeiten – Diese Art von Arbeit verbindet routinemäßige, kommunikationsorientierte und kreative Tätigkeiten.

Schritt 3: WELCHE Art von Büro?

Der letzte Teil des Entscheidungsprozesses ist die Auswahl eines Modells der Bürogestaltung. Sobald Sie wissen, welche Arbeitsweisen vorherrschen und welche Tätigkeiten im Büro durchgeführt werden, können Sie entscheiden, wie die Büroräume gestaltet werden sollen. Behalten Sie dabei im Blick, dass das Büro keine Einschränkung sein sollte, sondern Unterstützung bieten und die effektive Ausführung der täglichen Aufgaben fördern sollte.

Zellenbüro

In diesem Bereich werden hauptsächlich administrative Aufgaben ausgeführt. Somit ist der vorherrschende Bereich für diejenigen bestimmt, die am Schreibtisch arbeiten oder technische Aufgaben ausführen. Diese Gestaltung sorgt für größtmögliche Privatsphäre und bietet die Möglichkeit, einen eigenen separaten Raum zu nutzen.

Großraumbüro

Großraumbüros haben keine Wände, die den Raum einschränken. Daher können Sie neue Zonen einführen, um die Effektivität, Motivation und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu steigern und zu verbessern. In einem Großraumbüro ist die Rolle des Kommunikationsbereichs besonders ausgeprägt. Dies bedeutet, dass mehr Platz für formelle Meetings, Konferenzräume oder Bereiche für spontane Besprechungen vorhanden ist.

Zonenbüro

Hier wird sichergestellt, dass jedem Mitarbeiter dauerhaft ein Arbeitsplatz zugewiesen wird, der in einem Großraumbüro angeordnet ist. Mitarbeiter können auch eine Reihe zusätzlicher Räume nutzen, um bestimmte Tätigkeiten und Aufgaben zu verbessern und zu unterstützen. Fokussiert sich ein Unternehmen beispielsweise auf Zusammenarbeit, werden die Büroräume eine Reihe von Besprechungszonen umfassen.

Büro Activity Based Working

Bei dieser Art von Büro sind die Mitarbeiter stets in Bewegung. Sie haben keine fest zugewiesenen Arbeitsplätze, außerdem ist die Anzahl der Arbeitsplätze nicht identisch mit der Gesamtzahl der Mitarbeiter. Hier finden sich Zonen und Orte, die für bestimmte Tätigkeiten vorgesehen sind. Zum Beispiel Räume für Besprechungen mit Kunden oder Kollegen, schalldämmende Telefonzellen oder Räume für das konzentrierte Arbeiten. Diese Art der Bürogestaltung unterstützt die menschliche Interaktion. Auch die Autonomie der Mitarbeiter wird erhöht, Auswahlmöglichkeiten werden angeboten und es gibt Orte für konzentriertes Arbeiten.

Hybrid-Büro (Büromischform)

Communication Hub – das Büro verändert seine Funktion: Werte wie Kommunikation, Zusammenarbeit, Unternehmenskultur und Atmosphäre sowie der Aufbau zwischenmenschlicher Beziehungen werden betont. In einem Hybrid-Büro stimmt die Anzahl der Arbeitsplätze nicht mit der Anzahl der Mitarbeiter überein (Desk-Sharing). Administrative Aufgaben oder konzentriertes Arbeiten können außerhalb des Büros erfolgen, z. B. von zuhause aus. Das Büro dient dabei als Ort für Besprechungen und zur Teamarbeit.

Es gibt nicht die eine Antwort auf die Frage, welche Arbeitsweise, welche vorherrschende Tätigkeit oder welche funktionale Anordnung die beste ist. Alle haben eigene Vorteile und bieten spezielle Potenziale und jede der Büroformen ist für eine Reihe von verschiedenen Tätigkeiten konzipiert.

Bei der Auswahl der Arbeitsweise, der Tätigkeit, der Arbeitsorganisation und der funktionalen Anordnung sollten Sie auf keinen Fall dem neuesten Trend nachjagen. Es ist eine wichtige Entscheidung, deren Ergebnis zum Unternehmen und seinen Mitarbeitern passen sollte. Einer unserer Kunden stellte das fest, als er die Idee hatte, ein Hybrid-Büro einzuführen. Er hatte sich dabei auf die Tatsache fokussiert, dass einige seiner Mitarbeiter in Hybridarbeit beschäftigt waren. Leider verhinderten die Organisationskultur und die vorherrschenden Tätigkeiten (individuelle und kreative Arbeit) nicht nur den Erfolg des Modells, sondern erschwerten auch das Leben der Mitarbeiter, die mit dem neu gestalteten Raum nicht zurechtkamen. Wir haben uns dann die ersten beiden Fragen nach dem „Wie?“ und „Was?“ angesehen und fanden gemeinsam eine Antwort auf die dritte Frage: „Welche Büroform unterstützt die Mitarbeiter und ermöglicht ihnen, ihre täglichen Aufgaben effektiv zu erfüllen?“. Wie Sie sehen können, kann selbst ein optimal gestalteter Raum Probleme verursachen, wenn er nicht an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst ist.

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