Biuro Nowego Stylu w Krakowie - Case Study

Proces komunikacji zmiany biura Jedyną stałą w biznesie jest zmiana. Zmiany były, są i będą co- dziennością wielu organizacji. Często liderzy są ich zwolennika- mi i z entuzjazmem próbują wprowadzić je w swoich zespołach, jednak wdrożenie zmiany na poziomie całej organizacji to spore wyzwanie. Wyzwanie, którego nie można podjąć działając w po- jedynkę. Potrzebna jest większa grupa zwolenników, którzy swoim pozytywnym nastawieniem będą wpływać na entuzjazm i akcep- tację zmian przez resztę grupy. Kluczowymi czynnikami sukcesu w tym przypadku są: otwartość i rzetelna kampania informują- ca o przyczynach i sensie zmiany, a także grupa ambasadorów – ludzi, którzy będą zwolennikami zmiany oraz łącznikami pomiędzy osobami decyzyjnymi w projekcie a szeregowymi pracownikami. Informacja o zmianie biura krążyła wśród pracowników. Umo- wa z deweloperem budynku została podpisana z końcem kwietnia 2018, dlatego już od maja mogliśmy wystartować z wewnętrzną kampanią informacyjną. Maj 2018 Start komunikacji: wideo z Adamem Krzanowskim, prezesem, z informacją o planowanej zmianie biura. Kalendarium Maj 2018 (koniec) Powołanie grupy ambasadorów zmiany, przedstawienie grupy projektowej oraz uproszczonego harmonogramu projektu. Wrzesień 2018 Organizacja pierwszego dnia pracy w nowej przestrzeni – wspólne zwiedzanie biura oraz instruktaż stanowiskowy i konsultacje ze specjalistą ds. ergonomii pracy; parapetówka biura. Październik 2018 do teraz Bieżąca komunikacja z pracownikami dotycząca kwestii związanych z biurem. Czerwiec 2018 Utworzenie skrzynki mailowej pytań i sugestii, wirtualny spacer 360° ze strefy powitalnej nowego biura, pierwsze wizualizacje wnętrz biura; pierwsze spotkanie grupy ambasadorów zmiany. Lipiec 2018 Publikacja rzutu 2D prezentującego projekt nowego biura, zdjęć z budowy biura oraz informacji o statusie prac budowlano-wykończeniowych; posty prezentujące wybrane strefy w nowym biurze, np. brainstorming room, focus room. Sierpień 2018 Plan przeprowadzki oraz wskazówki dotyczące pakowania i logistyki, wizyta ambasadorów w nowym biurze podczas prac wykończeniowych; przewodnik po okolicy oraz wskazówki dotyczące dojazdu do nowego biura, np. parkingów, komunikacji miejskiej, szatni dla rowerzystów, punktów wynajmu rowerów miejskich. 20