NowyStyl_Reunion_Nowa rzeczywistość w biurze_PL

Technologie biurowe niczymmagia – pomagają sprostać nowym wyzwaniom Na pomoc w ułożeniu na nowo coraz bardziej złożonych procesów, tak, aby były one niemal niezauważalne dla pracowników biur, przychodzą nowe technologie. Dziś wiele osób dawniej pracujących przede wszystkimw biurze wybiera bardziej elastyczny model hybrydowy. Owiele czę- ściej mamy też do czynienia ze spotkaniami biznesowymi w mieszanym modelu – offline połączony z online. Z kolei miesiące spędzone 2 lata temu na home office przyzwy- czaiły nas do tego, że organizacja spotkania sprowadza się do kilku kliknięć na ekranie – utworzenia wydarzenia online i zaproszenia gości. Do tego dochodzą kwestie związane np. z harmonogramem przyjść do biura i zapanowaniem nad dostępnością stanowisk pracy, których np. może być dziś 50% w stosunku do całkowitej liczby zatrudnionych w firmie. To wszystko powoduje, że mamy dziś do czynienia z nowymi przyzwyczajeniami, wyzwaniami i oczekiwa- niami, za którymi muszą nadążać pracodawcy. W takich przypadkach z pomocą przychodzi techno- logia. O automatyzacji związanej z procesami biurowymi mówi się od dawna. Główne cele automatyzacji to między innymi skrócenie czasu wykonywania procesu, eliminacja lub ograniczenie do minimum możliwości popełnienia błędu przez człowieka, oszczędności np. papieru, moni- torowanie ryzyka danego procesu, integracja różnych baz danych i narzędzi stosowanych wcześniej w firmie, itd. W przypadku procesów biurowych dziś, aby sprostać wymaganiom najemców, nie wystarczy prosta aplikacja do rezerwacji biurek czy sal konferencyjnych, poprzeczka zawieszana jest już dużowyżej. Potrzebna jest daleko idąca integracja stosowanych rozwiązań. Nie ma nic gorszego, jak konieczność przelogowywania się między kilkoma aplikacjami, aby zarezerwować salkę, miejsce parkingowe oraz poinformować recepcję czy ochronę o wizycie gościa. Coraz mniej ludzi chce też instalować kolejną aplikację w telefonie. Dlatego systemy powinny być dostępne bez konieczności ich instalowania – w formie webowej, czyli dostępnej poprzez przeglądarkę internetową. Jak można to osiągnąć? Wygodną opcją jest wykorzystanie na terenie biura kodówQR, dzięki którymmożnawprosty sposóburuchomić aplikację skonfigurowaną idealnie pod lokalizację użytkow- nika. Wyobraźmy sobie, żepanAdamorganizuje spotkanie w biurze, na które zaprasza pięć osób z zespołu i jednego gościa zewnętrznego. Przy dobrze zaprojektowanym rozwiązaniu, z wdrożonymi kompleksowymi procesami potrzebnymi w firmie, pan Adam z jednego miejsca może np.: zarezerwować salę, wysłać zaproszenie dowszystkich uczestników, zgłosić recepcji gościa zewnętrznego, zare- zerwować mu parking i wskazać miejsce w budynku, do którego ma mieć dostęp na czas spotkania. Integracja wielu rozwiązań, pozbycie się offlinowych baz danych, pozwalają na bardziej precyzyjny i skrócony prze- pływ informacji, a także zwiększenie efektowności pracy pracowników poprzez wykluczenie rutynowych czynności. Zarządzana centralnie aplikacja webowa dostępna na telefonie, tablecie czy komputerze umożliwia każdemu pra- cownikowi szybki dostęp do narzędzi, a pracodawcy łatwą konfigurację dostępów do poszczególnych procesów na różnych stanowiskach. Jeżeli da się uniknąć chociaż jednego kliknięcia, aby zre- alizować daną czynność – zróbmy to. Jedno kliknięcie mniej przy 5000 użytkowników to 5000 sekund zaoszczędzonych przy jednorazowej realizacji danego procesu. Ograniczając czas pracownika poświęcany na rutynowe, a konieczne czynności, dajemy mu więcej przestrzeni na efektywną pracę i spokojny relaks podczas przerw. Z naszego doświad- czenia wiemy, że inwestycje w przemyślaną automatyzację zwracają się firmom, w zależności od skali, już nawet po kilku miesiącach. Krzysztof Świątczak CEO IU Technology 27