NowyStyl_Report Reunion_DE-2023

Die Technik im Büro – ein wertvolles Mittel zur Bewälti- gung neuer Herausforderungen Neue Technologien helfen dabei, immer komplexere Prozesse so zu gestalten, dass sie für Büroangestellte kaum noch wahrnehmbar sind. Viele Menschen, die früher hauptsächlich im Büro arbeiteten, entscheiden sich heute für ein flexibleres Hybridmodell. Auch gemischte Bespre- chungen, bei denen die Teilnehmer vom Büro aus oder online teilnehmen, werden immer beliebter. Im Gegensatz dazu haben wir uns in der Zeit, die wir vor 2 Jahren im Home Office verbracht haben, daran gewöhnt, dass das Organisieren eines Meetings nur ein paar Klicks erfordert. Hinzu kommen jedoch Probleme, wie die Planung der Aufenthaltszeiten im Büro und die Verwaltung der Ver- fügbarkeit von Arbeitsplätzen, die beispielsweise 50% der Gesamtzahl der Mitarbeiter in einem Unternehmen ausmachen können. All dies führt zu neuen Gewohnhei- ten, Herausforderungen und Erwartungen, mit denen die Arbeitgeber Schritt halten müssen. In solchen Fällen kommt die Technologie zur Hilfe. Über die Automatisierung von Büroprozessen wird schon seit langem gesprochen. Zu den Hauptzielen der Automatisierung gehören die Reduzierung der Zeit, die für die Durchführung eines Prozesses benötigt wird, die Beseitigung oder Minimierung des Risikos menschlicher Fehler, Einsparungen (z.B. von Papier), die Überwachung der Risiken eines bestimmten Prozesses, die Integration der verschiedenen Datenbanken und Tools, die zuvor im Unternehmen verwendet wurden, usw. Bei den Büroprozessen reicht es heute nicht mehr aus, eine einfache App für die Buchung von Schreibtischen oder Besprechungsräumen zu haben, um den Anforde- rungen der Nutzer gerecht zu werden. Eine weitreichende Integration der verwendeten Lösungen ist erforderlich. Es gibt nichts Umständlicheres, als zwischen mehreren Apps wechseln zumüssen, umeinen Raumoder einen Parkplatz zu buchen und den Empfang oder den Sicherheitsdienst über den Besuch eines Gastes zu informieren. Außerdem wollen immer weniger Menschen eine weitere App auf ihrem Mobiltelefon installieren. Daher sollten die Systeme verfügbar sein, ohne dass Sie sie installieren müssen – in webbasierter Form, d.h. über einen Webbrowser zugäng- lich. Wie kann dies erreicht werden? Eine bequeme Option ist die Verwendung von QR- Codes im Büro, mit denen Sie ganz einfach eine App star- ten können, die perfekt auf den Standort des Benutzers abgestimmt ist. Stellen wir uns vor, dass Herr Adam ein Treffen imBüro organisiert, zu dem er fünf Kollegen und einen externen Gast einlädt. Mit einer gut durchdachten Lösung, bei der die im Unternehmen benötigten End- to-End-Prozesse vorhanden sind, kann Herr Adam zum Beispiel von einem Ort aus: den Raum buchen, eine Ein- ladung an alle Teilnehmer senden, den Empfang über den externen Gast benachrichtigen, einen Parkplatz reservieren und den Ort im Gebäude angeben, zu dem er für die Dauer des Meetings Zugang haben soll. Die Integration mehrerer Lösungen und die Abschaf- fung von Offline-Datenbanken ermöglicht einen präzi- seren und kürzeren Informationsfluss sowie eine höhere Effizienz der Mitarbeiter durch den Wegfall von Routine- aufgaben. Eine zentral verwaltete Webanwendung, die über ein Telefon, ein Tablet oder einen Computer zugäng- lich ist, ermöglicht es jedem Mitarbeiter, schnell auf Tools zuzugreifen und dem Arbeitgeber, den Zugriff auf einzelne Prozesse über verschiedene Positionen hinweg einfach zu konfigurieren. Wenn es möglich ist, mindestens einen Klick zu vermei- den, um eine Aktivität abzuschließen, sollten wir das tun. Ein Klick weniger bei 5.000 Benutzern bedeutet 5.000 Sekunden Zeitersparnis bei einem einzigen Vorgang. Indem wir die Zeit reduzieren, die ein Mitarbeiter mit routinemäßigen, aber notwendigen Aufgaben verbringt, geben wir ihm mehr Raum, um effizient zu arbeiten und sich in den Pausen in Ruhe zu entspannen. Aus unserer Erfahrung wissen wir, dass sich Investitionen in eine gut durchdachte Automatisierung für Unternehmen, je nach Umfang, bereits nach wenigen Monaten auszahlen. Krzysztof Świątczak CEO IU Technology On/Off Meeting Room Ein Raum im Inspirationsbereich, in dem gemischte On-Offline-Brainstorming-Treffen effektiv stattfinden können. Die richtige Technologie – ein Touchscreen-Monitor, eine Kamera und ein Mikrofon sowie der Zugriff auf relevante Apps ermöglicht es Mitarbei- tern, sowohl im Büro als auch online an Besprechungen teilzunehmen. Und durch den Einsatz geeigneter Akustiklösungen, wie Akustikvorhänge, Wandpaneele oder Akustik- türme, stellen wir sicher, dass der Schall richtig verteilt und reflektiert wird und dass unerwünschte Effekte, wie Flatterechos, reduziert werden. 27